Afschrijven, onderhoud, renovatie nieuwbouw en gebruikswaarde
Zonder een klein beetje theorie over gebouwonderhoud is het lastig te beoordelen wat de status is van het onderhoud kapitaalgoederen voor gebouwen. Allereerst is er de economische levensduur van een gebouw. Deze is gelijk aan de afschrijvingstermijn, veelal 40 of 50 jaar. De technische levensduur van een gebouw bedraagt met planmatig onderhoud zo’n 40 tot 50 jaar. De technische levensduur van een gebouw kan verlengd worden door een gebouw te renoveren. Vindt er geen renovatie plaats, dient er na verloop van tijd gesloopt en vervangende nieuwbouw gepleegd te worden.

De kortste levensduur van een gebouw wordt echter niet bepaald door de economische of technische levensduur maar door de gebruikswaarde van een gebouw. Er wordt steeds meer gezocht naar mogelijkheden om een organisatie te kunnen huisvesten naar de actualiteit van de dag. Het gevolg voor de vastgoedmarkt is een toenemende vraag naar flexibiliteit. We werken steeds meer papierloos en activiteit gestuurd, met de vrijheid om op zoek te gaan naar de meest geschikte werkplek. De ruimtevraag neemt af en wordt pluriformer en thuiswerken wordt gemeengoed. De gebruiker van gebouwen heeft een dynamische huisvestingsbehoefte. Door de jaren heen stijgen de prestatie eisen die men aan gebouwen stelt, zowel qua wetgeving als qua kwaliteit. Met die stijging van de prestatie eisen wordt ook de acceptabele ondergrens naar boven geduwd. Het vertrek in 2009 en 2010 uit de ca 30 jaar oude stadskantoren Peperstraat en Kwietheuvel is in Venlo een voorbeeld voor deze theorie over gebruikswaarde. In andere theorieën gebruikt men functionele levensduur als tijd tot wanneer een gebouw zijn functie adequaat kan hebben.

Beleid
Voor het onderhoud van vastgoed zijn voorzieningen gevormd conform artikel 44 lid 1c van de BBV (Besluit Begroting en Verantwoording). Voorzieningen worden gevormd om de (groot) onderhoudslasten van een kapitaalgoed over een aantal jaren te egaliseren en kunnen alleen worden ingesteld en gevoed op basis van een beheerplan van het desbetreffende kapitaalgoed. Dit beheerplan dient periodiek te worden geactualiseerd.

Onderhoud is niet levensduur verlengend, maar dient om het vastgoed gedurende haar levensduur actief in goede staat te houden. Onderhoud is het uitvoeren van preventieve dan wel correctieve maatregelen om een object in goede staat te houden of te brengen (op een vooraf door de raad vastgesteld kwaliteitsniveau). Onderhoud kan worden onderscheiden in groot onderhoud en klein onderhoud. Onder groot onderhoud wordt verstaan onderhoud van veelal ingrijpende aard dat op een groot deel van het object wordt uitgevoerd en na een langere gebruiksperiode moet worden verricht. Klein onderhoud is het onderhoud dat in het eerste of het lopende planjaar op een klein gedeelte van het object wordt uitgevoerd. Onderhoudskosten worden gemaakt om het object gedurende de levensduur op een bepaald kwaliteitsniveau te houden (naar behoren laten functioneren en een bepaalde representativiteit laten behouden). De kosten van klein en groot onderhoud zijn dus niet levensduur verlengend en mogen dus niet worden geactiveerd. De componentenbenadering gaat uit van het splitsen van een gebouw in een aantal componenten zoals casco en installaties. In het plaats van het gebouw totaal lineair af te schrijven worden de componenten los van elkaar afgeschreven. Indien de componentenbenadering wordt toegepast is er sprake van vervangingsinvesteringen en niet meer van onderhoud. Kosten van klein onderhoud dienen in het jaar van uitvoering ten laste van de exploitatie te worden gebracht. Kosten van groot onderhoud worden in het jaar van uitvoering ten laste van een vooraf gevormde voorziening gebracht. Kosten van het wegwerken van achterstallig onderhoud dienen ineens ten laste van de exploitatie te worden gebracht.

Tenminste éénmaal in de vier jaar stelt de raad een integrale beleidsnota over het beleidskader onderhoud kapitaalgoederen vast en de hoofdlijnen daarvan worden jaarlijks opgenomen in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen (artikel 9, tweede lid, onder c BBV).

De raad heeft het onderhoud kwaliteitsniveau van het vastgoed conform norm NEN 2767 vastgesteld op niveau 3 (raadsbesluit december 2015). Niveau 3 is redelijk (geen nieuwbouw, beperkte onderhoudsschade of onderhoudsbehoefte). Een uitzondering vormen monumentale gebouwen, deze zijn vastgesteld op niveau 2. Dit betekent goed (vergelijkbaar met nieuwbouw, wel veroudering, geen onderhoudsschade of onderhoudsbehoefte). Overtollig vastgoed wordt onderhouden op niveau 4 of 5. Dit betekent slecht (grote onderhoudsschade en grote onderhoudsbehoefte). Het meerjarenplan onderhoud is opgesteld met dat kwaliteitsniveau. In de voorzieningen (sport, ambtelijke huisvesting en cultureel, commercieel  en maatschappelijk vastgoed) zijn de kosten opgenomen voor onderhoud aan de buitenschil en de gebouw installaties (eigenaarsonderhoud). Het huurdersonderhoud is niet opgenomen in de voorziening aangezien deze kosten ten laste van de huurder komen.

Soorten vastgoed (in een gebouw kunnen meer functies gehuisvest zijn)

- Onderwijs. Het onderhoud van onderwijsgebouwen (behalve noodlokalen) valt onder de verantwoordelijkheid van de schoolbesturen.
- Welzijn (peuterspeelzaal, verenigings- en wijkgebouwen en gemeenschapsaccommodaties)
- Kunst en cultuur (bibliotheek, museum, theater, poppodium, muziekschool)
- Sport en recreatie (sporthal, gymzaal, zwembad, gebouw bij openlucht sport)
- Vastgoed voor eigen gebruik (stadhuis, stadskantoor, gebouw openbare ruimte)
- Geen beleidsfunctie
- Vastgoed voor economische zaken en ruimtelijke ordeningsbeleid. De gebouwen in Q4 en het kazerne kwartier worden aangemerkt als dynamisch vastgoed en worden niet beoordeeld in de zin ‘onderhoud kapitaalgoederen’.
- Overtollig en leegstaand vastgoed (voormalige raadhuizen en scholen)

Huidige kwaliteit, zowel technisch als qua beleving en de meetmethodiek
Gemeente Venlo is als eigenaar verantwoordelijk voor het planmatig onderhoud aan circa 140 gemeentelijke gebouwen. Op 29 november 2006 heeft de raad het kwaliteitsniveau voor het onderhoud van gebouwen middels het gebouwenbeheersplan (2006) vastgesteld. Elke 5 jaar (eerstvolgend in 2020) wordt het meerjarenplan onderhoud gebouwen geactualiseerd. Aan de hand van deze meerjaren onderhoudsplanningen wordt inzicht verkregen welke budgetten op welke momenten benodigd zijn om de gemeentelijke gebouwen op het vooraf afgesproken kwaliteitsniveau in stand te houden. De kostenramingen van de onderhoudsmaatregelen zijn op marktconformiteit getoetst. Het meerjaren inzicht in de kosten is daardoor betrouwbaar.

De huidige technische kwaliteit van het gebouwenbestand is heel divers. Alle nieuwbouwcomplexen voldoen aan de eis kwaliteitsniveau 3 (redelijk). Complexen waarbij het einde van de technische en functionele levensduur nadert, zoals het zwembad, voldoen niet aan kwaliteitsniveau 3. Bij gebouwen die liggen tussen nieuwbouw en einde technische levensduur is de variatie in voldoen en niet voldoen aan de kwaliteitseis groot. Gebouw kwaliteit wordt gemeten volgens de norm NEN 2767.

Ontwikkelingen en risico’s
Het niet toekennen van de gewenste of noodzakelijke dotaties op de onderhoudsvoorzieningen en het korten op extra budgetten leidt tot minder onderhoud. Minder onderhoud betekent een verlaging van de technische levensduur van gebouwen en doorgaans bij verkoop een lagere verkoopwaarde. De gebruikswaarde, de gevoelswaarde en de uitstraling van de gebouwen nemen sneller in waarde af.

Op dit moment is een groot aantal gebouwen in onderzoek om verduurzaming (energetisch) toe te passen. Afhankelijk van de uitkomsten en de beschikbaarheid van de benodigde middelen zullen gebouwen ‘energetisch’ verduurzaamd worden.

Bijzondere zaken
Leegstand
Leegstand is lastig en over het algemeen niet doelmatig maar heeft op zich zelf geen invloed op het onderhoudsplan van gebouwen. Zodra vastgoed overtollig wordt, wordt het vastgoed geprogrammeerd in het meer jaren onderhoudsplan op conditie niveau 4 of 5.

Cradle to Cradle
Onderhoud is instandhouding. Dat betekent in zuiverheid van de filosofie dat er geen zaken aan het vastgoed worden toegevoegd. C2C is een maak-filosofie waarbij de gehele levensloop wordt bezien. Bestaande gebouwen kunnen bij onderhoud slechts voorzien worden van nieuwe C2C gecertificeerde materialen. De standaard onderhoudswerkzaamheden zijn niet te bevatten met C2C gecertificeerde materialen. Dakrenovaties, technische installaties en verf zijn de belangrijkste onderhoudsmaterialen. Uitgangspunt bij het onderhoud is dat het bestaande gebouw maatgevend is voor de wijze van onderhoud. Een met C2C filosofie gebouwd gebouw onderhouden we met zo mogelijk C2C materialen. Het stadskantoor is het eerste gebouw.
Duurzaam
Per definitie is onderhoud duurzaam.

Sport en recreatie
Voor sport is een conditiecatalogus opgesteld waarmee de kwaliteit van de velden, de inrichtingselementen, de verhardingen en de beplanting inzichtelijk kan worden gemaakt. De kaders sluiten aan bij de betreffende normen voor velden (NOC*NSF) en inrichting (CROW). Deze normen zijn reeds vastgelegd en landelijk geaccepteerd. De staat van onderhoud van de gemeentelijke gebouwen in de sportsector is in het algemeen goed te noemen. Het gemeentelijke zwembad De Wisselslag is qua onderhoud niet meer actueel. Er zijn nog enkele buitensportaccommodaties die tussen nu en 3 jaar zijn afgeschreven. De conditie van deze gebouwen is matig en ze hebben een mindere tot geen uitstraling. De kwaliteit van de sportvelden en overige inrichtingselementen binnen de gemeente Venlo is conform de normering van NOC*NSF en de aangesloten bonden.

Meerjaren onderhoudsplan
In 2019 zal het meerjaren onderhoudsplan gebouwen weer worden geactualiseerd voor de periode 2020-2029.